Politique de protection des données

En tant que responsable de traitement, la société BIOCODEX, dont le siège social est établi en France au 22 rue des Aqueducs à Gentilly (94250) (ci-après, « Biocodex »), s’engage à se conformer aux dispositions règlementaires applicables à la protection des données à caractère personnel, en particulier le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 – règlement général sur la protection des données (ci-après, le « RGPD ») et la loi du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles (loi « Informatique et Libertés » modifiée), sur les traitements qu’elle met en œuvre sur le site internet de l’Institut du Microbiote Biocodex, accessible à l’adresse www.biocodexmicrobiotainstitute.com (ci-après, le « Site »).

Définitions

Pour les besoins de la présente, les termes utilisés ont les significations données dans l’article 4 du RGPD (cf. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#art_4).

Les termes « données » et « traitements » utilisés ci-après, au singulier ou au pluriel, font référence aux données à caractère personnel et aux traitements de données à caractère personnel décrits dans la présente.

Généralités

L’utilisateur peut naviguer librement sur le Site sans avoir à fournir explicitement des informations personnelles. Néanmoins, il peut être amené à renseigner des données qui le concernent, par exemple en prenant contact avec Biocodex. Par ailleurs, le Site utilise des « cookies », qui peuvent adresser des données concernant l’utilisateur à des sociétés tierces.

Le Site, ainsi que chaque service proposé sur le Site, limitent la collecte des données à caractère personnel au strict nécessaire et s’accompagnent d’une information détaillant notamment :

• L’objet du traitement (les finalités) auquel sont destinées les données à caractère personnel,
• La base juridique du traitement,
• La source des données (si elles ne sont pas fournies par l’utilisateur du Site),
• Le caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données,
• Les destinataires des données,
• La durée de conservation des données,
• L’existence éventuelle de transferts de données hors de l’Union européenne,
• Les droits de la personne sur ses données et comment les exercer.

Mesures de sécurité

BIOCODEX prend toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel de l’Utilisateur, par la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, visant à empêcher que ces données soient détruites, perdues, altérées ou que des tiers non autorisés y aient accès, de manière accidentelle ou illicite.

Droits RGPD

L’Utilisateur dispose sur ses données d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité ; il peut s’opposer au traitement de ses données ou demander la limitation du traitement ; il peut définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

L’utilisation de ces droits doit se faire dans le respect des conditions prévues par le RGPD et la loi « Informatique et Libertés » modifiée.

Pour l’exercice de ses droits ou pour toute question relative au traitement de ses données, l’Utilisateur peut contacter le délégué à la protection des données (DPO) de BIOCODEX :

- Par courriel : dpo[à]biocodex.com (remplacer « [à] » par « @ »)

- Par courrier postal : DPO BIOCODEX, 22 rue des Aqueducs, 94250 GENTILLY (France)

Ces droits ne peuvent s’exercer que sur les données qui concernent l’Utilisateur, par l’Utilisateur lui-même ou par une personne qu’il aura mandatée. Un justificatif d’identité pourra être demandé à l’Utilisateur si les informations renseignées dans sa demande ne permettent pas de l’identifier avec certitude.

En cas de réclamation, l’Utilisateur peut saisir une autorité de contrôle, telle que la CNIL en France (cf. https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_fr).

 

Gestion du Site

Quelle est la finalité du traitement et sur quelle base juridique est-il fondé ?

Ce traitement de données à caractère personnel a pour objet la gestion du Site. Il permet à Biocodex : 

• La préparation et publication de contenus ;
• La mise en ligne de services proposés aux utilisateurs ;
• L’administration technique, en lien avec les prestataires concernés par le traitement ;
• La gestion de la sécurité ;
• La production de statistiques d’audience et d’utilisation des services en ligne.

En référence à l’article 6(1)(f) du RGPD, le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Biocodex (communication et diffusion sur Internet d’informations à caractère institutionnel, promotionnel et/ou scientifique). 

Quelles données sont traitées et combien de temps sont-elles conservées ?

Les catégories de données traitées sont : 

• Les données relatives aux personnes faisant l’objet de publications (identité, fonctions, coordonnées, etc.) ;
• Les données relatives à la navigation sur le Site (horodatage, adresse IP des utilisateurs, données techniques relatives à l’équipement et au navigateur utilisés par les utilisateurs, géolocalisation, cookies) et sur les plateformes numériques via des boutons de partage et des médias (cookies et autres traceurs) ;
• Les données relatives à la gestion des services proposés aux utilisateurs ;
• Les données relatives à la gestion des publications (objet, livrable, suivi, statistiques) ;
• Les données relatives à la gestion des prestations techniques (horodatage et objet des demandes, suivi, suites données, statistiques) ;
• Les statistiques d’audience du Site et d’utilisation des services en ligne proposés aux utilisateurs.

Les données peuvent provenir : 

• Du personnel de Biocodex en charge de la publication des contenus et de l’administration technique du Site ;
• Des contributeurs aux publications ;
• Des utilisateurs du Site ;
• Du personnel des prestataires concernés ;
• De sites tiers (sites web, réseaux sociaux, moteurs de recherche, etc.). 

Les données collectées à l’occasion de la navigation, non nécessaires au fonctionnement du Site (comme certains types de cookies), présentent un caractère facultatif. Sauf indication contraire, les autres données recueillies sont obligatoires. 

Conservation des données : 

• Les données publiées sont conservées en ligne le temps nécessaire à l’intérêt qu’elles présentent et au maximum jusqu’à la fermeture du Site (archivage du Site durant 5 ans après sa fermeture).
• Les données relatives aux échanges avec les prestataires sont conservées 5 ans au terme de la relation contractuelle ;
• Sauf obligation légale ou risque particulièrement important, les données des journaux (logs) sont conservées au maximum 1 an.
• Les données nécessaires à la production de statistiques d’audience et d’utilisation des services en ligne sont conservées durant 25 mois dans un format ne permettant pas l’identification des personnes par leur adresse IP, et comportent un identifiant (relatif au cookie) conservé pour une durée maximale de 13 mois, sauf opposition de la personne concernée. 

A qui sont destinées les données ?

En fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :

• Le personnel de Biocodex en charge de la publication des contenus et de l’administration technique du Site ;
• Le personnel des prestataires concernés ;
• Les utilisateurs du Site ;
• Le personnel responsable de la supervision de la sécurité des systèmes d’information de Biocodex.

Du fait de leur présence sur internet, les publications sont susceptibles d’être accessibles hors de l’Union européenne. 
Les autres données ne sont pas transférées en dehors de l’Union européenne. Toutefois, en cas d’utilisation d’outils ou prestataires situés hors UE, BIOCODEX s’assurera que des garanties adéquates (clauses contractuelles types, décision d’adéquation, etc.) sont mises en place.

Gestion des demandes

Quelle est la finalité du traitement et sur quelle base juridique est-il fondé ?

Ce traitement de données à caractère personnel a pour objet la gestion des demandes et des signalements formulés sur le Site. Il permet à Biocodex : 

• Réceptionner les demandes / signalements ;
• Gérer les suites données et le suivi de la correspondance ;
• Elaborer des statistiques anonymes d’activité.

En référence à l’article 6(1)(f) du RGPD, le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Biocodex (recueillir les demandes et les signalements auprès des utilisateurs du Site). 

Quelles données sont traitées et combien de temps sont-elles conservées ?

Les catégories de données traitées sont : 

• Identité : adresse de courriel, nom, prénom ;
• Objet et contenu de la demande / du signalement ;
• Informations complémentaires communiquées par le demandeur, le cas échéant.

Sauf indication contraire, l’ensemble des données est obligatoire.

Conservation des données : les données sont conservées au maximum 5 ans à compter du traitement de la demande. Si la demande concerne un effet indésirable, une question médicale ou une réclamation qualité sur un produit, leur conservation est définie dans le traitement ultérieur spécifiquement prévu. 

A qui sont destinées les données ?

En fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :

• La personne concernée;
• Le personnel de Biocodex chargé :
  • du traitement des demandes ;
  • des vigilances sanitaires, de l’information médicale ou des réclamations qualité sur les produits (le cas échéant) ;
  • de la protection des données (le cas échéant);
• Le personnel des prestataires concernés.

Abonnement Newsletter

Quelle est la finalité du traitement et sur quelle base juridique est-il fondé ?

Ce traitement de données à caractère personnel a pour objet la gestion des lettres d’information (newsletters) relatives au Site. Il permet à Biocodex : 

• La gestion des abonnements et des envois électroniques ;
• L’élaboration de statistiques liées au service

En référence à l’article 6(1)(a) du RGPD, le traitement nécessite le consentement de la personne concernée. 

Quelles données sont traitées et combien de temps sont-elles conservées ?

Les catégories de données traitées sont : 

• Adresse de courriel (*) ;
• Autres données permettant de personnaliser l’envoi de la newsletter (telles que : titre, civilité, nom, prénom, etc.) ;
• Date d’abonnement ;
• Données techniques nécessaires à l’expression et à l’historisation du consentement ;
• Statistiques liées au service.

(*) L’adresse de courriel doit être renseignée obligatoirement.

Conservation des données : les données sont conservées tant que la personne concernée ne se désinscrit pas (via le lien de désinscription intégré aux newsletters).

A qui sont destinées les données ?

En fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :

• Le personnel de Biocodex chargé de la communication ;
• Le personnel du prestataire chargé des abonnements et des envois de la newsletter.

Comme le service de newsletter peut être fourni par un tiers, les données peuvent être transmises en dehors de l'Union européenne. En cas d’utilisation d’outils ou prestataires situés hors UE, BIOCODEX s’assurera que des garanties adéquates (clauses contractuelles types, décision d’adéquation, etc.) sont mises en place.

 

A propos des cookies

Biocodex utilise différents « cookies » informatiques sur le Site pour mesurer l’audience et intégrer des services permettant d’améliorer l’interactivité du Site. 

Qu’est-ce qu’un « cookie » informatique ? 

Un « cookie » informatique, ou témoin de connexion, est un fichier texte pouvant être déposé sur le terminal d’un utilisateur au cours de sa navigation sur un site web. Les cookies sont un outil important qui permet aux organismes d’avoir une vue d’ensemble de l’activité en ligne de leurs utilisateurs.

Principe de fonctionnement : généralement de petite taille et identifié par un nom, il est transmis au navigateur de l’utilisateur par le site web consulté. Le navigateur le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au site web à chaque reconnexion. En principe, les cookies peuvent être facilement visualisés et supprimés.

En eux-mêmes, les cookies sont inoffensifs car ils ne contiennent pas de code exécutable. Ils remplissent des fonctions importantes pour les sites web : ils peuvent servir à mémoriser un identifiant de compte client, des préférences de navigation, permettre de tracer la navigation pour des finalités statistiques ou publicitaires, etc.

Cependant, les cookies peuvent stocker une quantité de données suffisante pour identifier un utilisateur sans son consentement et, dans certains cas, peuvent servir à créer des profils de personnes physiques. C’est pourquoi il est nécessaire que la gestion des cookies soit maîtrisée dans le cadre de la protection des données.

Quels sont les différents types de cookies ?

En général, les cookies peuvent être classés de trois manières différentes : par provenance, par durée de vie, par finalité.

Provenance

Cookies internes (First-party cookies) – Ces cookies sont placés sur le terminal du visiteur directement par le site web consulté.

Cookies tiers ou Cookies tierce-partie (Third-party cookies) - Ces cookies sont placés sur le terminal du visiteur par un organisme tiers, comme un annonceur par exemple.

Durée de vie

Cookies de session - Ces cookies sont temporaires et expirent à la fermeture du navigateur ou en fin de visite (session).

Cookies persistants - Cette catégorie comprend tous les cookies qui restent sur le terminal du visiteur jusqu'à ce qu’ils soient effacés. Leur effacement peut être manuel ou automatique (selon la date d'expiration du cookie ou à la fermeture du navigateur s’il est configuré comme tel).

Finalité

Cookies strictement nécessaires - Ces cookies contribuent à rendre un site web utilisable en activant des fonctions de base comme la navigation de page, l'accès aux zones sécurisées du site ou encore la conservation d’articles dans un panier d’achat en ligne. De ce fait, le site web ne peut pas fonctionner correctement sans ces cookies.

Cookies de préférences (cookies de fonctionnalité) – Ces cookies permettent à un site web de retenir des informations qui modifient la manière dont le site se comporte ou s’affiche, comme la langue préférée du visiteur ou la région dans laquelle il se situe.

Cookies statistiques (cookies de performance) - Ces cookies aident le propriétaire du site web, par la collecte et la communication d'informations, à comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site, comme les pages visitées et les liens utilisés. Le but est d’améliorer le site web par la suite. Bien qu’ils soient destinés à l’usage du propriétaire du site web, ces cookies peuvent provenir d’organismes tiers susceptibles de tracer le visiteur à des fins marketing.

Cookies marketing – Ces cookies suivent l’activité en ligne de l’utilisateur pour aider, par exemple, les annonceurs à diffuser des publicités plus pertinentes. Ces cookies peuvent partager ces informations avec d'autres organisations ou annonceurs. Il s'agit de cookies persistants et presque toujours de provenance tierce.

Comment contrôler le dépôt des cookies ?

De manière générale, l’utilisateur du Site peut empêcher le dépôt des cookies sur son terminal ou supprimer ceux existants, en paramétrant son navigateur web en conséquence. Pour accéder aux instructions relatives à la gestion des cookies, il peut se référer aux rubriques d’aide de son navigateur.

A noter toutefois que le blocage du dépôt des cookies au niveau du navigateur web peut entrainer des dysfonctionnements sur le Site, ainsi que sur d’autres sites web.
 

Quels sont les types de cookies utilisés sur le Site ?

Cookies internes stockant le résultat du consentement de l’utilisateur 

Ces cookies dont déposés directement par le Site et permettent de conserver les choix de l’utilisateur sur le dépôt des cookies tiers.

"Didomi token (didomi_token)" :

• Finalité : contient les informations de consentement pour les finalités personnalisées et pour les partenaires personnalisés, ainsi que des informations spécifiques à Didomi (ID utilisateur, par exemple) ;
• Durée maximale de conservation : 6 mois

"Consent string (euconsent-v2)" :

• Finalité : contient la chaîne de consentement du TCF de l'IAB (*) ainsi que les informations de consentement pour tous les standards de l'IAB (partenaires et finalités) ;
• Durée maximale de conservation : 6 mois.

(*) Pour en savoir plus : https://iabeurope.eu/transparency-consent-framework/

 

Cookies tiers  

Le Site s’appuie sur certains services proposés par des tiers. Il peut s’agir par exemple de services de mesure d’audience, d’hébergement de vidéos, etc.

Les finalités proposées par ces tiers utilisent des cookies directement déposés par ces services. Via ces cookies, ces tiers pourront collecter et utiliser les données de navigation de l’utilisateur pour leur propre compte afin de proposer, par exemple, de la publicité ciblée et des contenus en fonction de son historique de navigation. Pour plus d’informations, l’utilisateur peut consulter la politique de confidentialité de ces tiers via le module de gestion des cookies mis en place sur le Site.

Par défaut, ces cookies tiers ne sont pas déposés. L’utilisateur peut consentir à leur dépôt dans le module de gestion des cookies ou directement via une demande de consentement contextuelle, par exemple en activant la lecture d’une vidéo externe. L’utilisateur peut indiquer ses préférences, soit globalement pour le Site, soit service par service. Il pourra revenir sur ses choix à tout moment en rappelant le module de gestion des cookies via un lien permanent situé en bas de page.

Les données collectées par les cookies tiers peuvent être transférées en dehors de l’Union européenne.

 

Cas particulier des cookies tiers déposés par les « gatekeepers » (*) :

BIOCODEX a opté pour une conformité maximale au RGPD et au DMA (règlement européen sur les marchés numériques), en adoptant un mode de gestion du consentement et des procédures permettant de s’assurer que seules les données strictement nécessaires sont transmises aux sociétés tierces.

En refusant le dépôt des cookies issus des « gatekeepers », l’utilisateur du Site est assuré que seules des données anonymes sont adressées à ces tiers.

(*) Ce sont les grandes entreprises du numérique présentes sur Internet : Alphabet (Google), Amazon, Apple, Meta (Facebook), Microsoft et ByteDance (TikTok).

Mesure de l’utilisation de nos communications électroniques

Lorsque vous avez accepté de recevoir nos communications électroniques, celles-ci peuvent, sous réserve de votre choix, intégrer des pixels de suivi.

Qu’est-ce qu’un pixel de suivi ?

Un pixel de suivi est une image de très petite taille intégrée à un courrier électronique, permettant de recueillir certaines informations lors de sa consultation. À l’instar des cookies, il constitue un traceur dont l’utilisation est soumise à votre consentement préalable, sauf exemption prévue par la réglementation.

Pourquoi utilisons-nous des pixels de suivi ?

Nous utilisons les pixels de suivi afin de mesurer la performance de nos communications, d’en améliorer le contenu et la pertinence et, le cas échéant, de les personnaliser en fonction de vos interactions.

Certaines informations relatives à l’ouverture de nos courriers peuvent également être utilisées à des fins de délivrabilité, notamment pour identifier les destinataires inactifs.

Sur quelle base juridique utilisons-nous ces technologies ?

Lorsque les pixels de suivi sont utilisés pour mesurer les performances de nos campagnes, améliorer ou personnaliser nos communications, leur utilisation repose sur votre consentement.

Remarque importante : Votre consentement à l’utilisation des pixels de suivi est distinct de votre choix de recevoir nos communications électroniques. Vous pouvez ainsi continuer à recevoir les communications auxquelles vous êtes inscrit tout en refusant l’utilisation des pixels de suivi soumis à votre consentement.

Dans les cas strictement prévus par la réglementation, certains pixels nécessaires à la fourniture d’un service que vous avez demandé, notamment lorsqu’ils sont exclusivement utilisés à des fins de délivrabilité, peuvent être utilisés sans votre consentement.

Quelles données pouvons-nous collecter ?

Les pixels de suivi peuvent collecter des informations relatives à la consultation et à l’utilisation de nos courriers électroniques, notamment leur ouverture, les clics effectués, un identifiant associé au destinataire ainsi que certaines données techniques liées au terminal utilisé. Ces informations sont associées à votre adresse électronique.

Qui peut avoir accès à ces données ?

Ces données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions :

- au personnel habilité de BIOCODEX, notamment aux équipes chargées de la communication, du marketing et de la gestion de la relation client ;

- par les prestataires techniques intervenant dans la gestion et l’envoi de nos communications électroniques.

Combien de temps conservons-nous ces données ?

Les informations issues des pixels de suivi sont conservées pendant une durée maximale de 6 mois à compter de leur collecte, puis supprimées ou anonymisées.

Lorsque les pixels sont utilisés exclusivement à des fins de délivrabilité, seule la date de dernière ouverture, à la journée, est conservée. Cette information est mise à jour à chaque nouvelle ouverture et conservée pendant la durée nécessaire à la gestion de la délivrabilité de nos communications.

Vos données peuvent-elles être transférées en dehors de l’Espace économique européen ?

Certaines données peuvent être transférées ou rendues accessibles en dehors de l’Espace économique européen (EEE) par nos prestataires. Lorsque le pays concerné ne bénéficie pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées conformément à la réglementation applicable.

Comment pouvez-vous gérer vos préférences ?

Vous pouvez modifier à tout moment vos choix concernant les pixels de suivi, en utilisant le lien prévu dans nos communications ou depuis notre centre de préférences.

Le retrait de votre consentement au suivi n’entraîne pas votre désabonnement de nos communications. Si vous souhaitez vous désabonner, utilisez le lien spécifiquement prévu dans nos communications ou via notre centre de préférences.